Objetivo geral: Esta posição contribui para o planejamento, organização, produção e execução bem sucedida de todas as reuniões do CADCA e eventos especiais.

Principais Deveres Incluem:

• Configure e teste o sistema de registro para os dois principais eventos CADCA na plataforma Abila NetForum.
• Auxiliar nas tarefas administrativas diárias e tarefas proativas para garantir a organização e prontidão do departamento.
• Coordenar a logística das reuniões do Conselho de Administração do CADCA e do Comitê Consultivo da Coalizão – incluindo hotel, viagens aéreas, transporte terrestre, audiovisual e alimentos e bebidas.
• Fornecer suporte logístico e de registro para eventos especiais e treinamentos do CADCA patrocinados pelo Instituto CADCA (incluindo organização de viagens, seleção de menu, coordenação audiovisual, contato com a instalação e coordenador do Instituto).
• Auxiliar no desenvolvimento de cronogramas e agendas para garantir eventos bem organizados e executados.
• Viaje conforme a necessidade.

Fórum Nacional de Liderança e Instituto de Treinamento Semestral

• Gerenciar todos os aspectos do processo de registro do Fórum e do MYTI, incluindo: rastrear e organizar todos os registros, responder a todas as consultas de registro, preparar listas e relatórios de registro, trabalhar com fornecedores terceirizados externos e equipe de TI CADCA para gerenciar o registro no local, gerenciar o nome produção, prova e distribuição de crachás, além de lidar com todas as outras logísticas de registro.
• Gerencie a mesa de registro e a programação no local, mudando tarefas e cargas de trabalho uma vez no local, conforme necessário.
• Certifique-se de que todas as faturas de registro pendentes sejam reconciliadas e os reembolsos emitidos com sucesso.
• Gerenciar a lista de alojamento interno composta por funcionários, participantes de bolsas e VIPs.
• Servir como elo de ligação com agências federais para auxiliar no gerenciamento de suas necessidades de registros.
• Auxiliar o vice-presidente com o pré-planejamento, incluindo, mas não limitado a: bolsas de registro, crachás, placas, fitas e encartes de bolsas, material de apoio impresso, listas de alojamento e avaliação e negociação de contratos de fornecedores de suporte.

Jantar da Campanha Infantil Sem Drogas

• Auxiliar na logística do jantar do Prêmio da Campanha Crianças Sem Drogas.
• Auxiliar no suporte a contratos de fornecedores, incluindo catering, floral, decoração, entretenimento e áudio/visual, avaliando propostas e fazendo recomendações.
• Gerenciar RSVPs, produção de crachás e registro/check-in no local.
• Auxiliar o vice-presidente com a garantia do evento (convite, programa).

Conselho do CADCA e reuniões do CAC

• Auxiliar na logística antecipada e no local, incluindo seleção e negociação do local (conforme necessário), providenciando áudio visual e alimentos e bebidas.
• Lidar com o registro (cartões de barraca, apostilas, crachás, etc.).

Principais habilidades

• Forte conhecimento de trabalho do Microsoft Office e sistemas de banco de dados (especificamente NetForum)
• 2 anos de experiência em planejamento de reuniões e/ou eventos
• Necessário bacharelado
• Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
• Capacidade de estabelecer relacionamento rápido com fornecedores e membros
• Capacidade de solucionar problemas e iniciar projetos para melhorar processos
• Capacidade de multitarefa aprender rapidamente
• Team player, confortável trabalhando em um ambiente colaborativo

Categoria do cargo: Funcionário Isento

Horário de trabalho normal: 8h30-17h30*, de segunda a sexta-feira

*Horas adicionais conforme necessário