Objectif global: Ce poste contribue à la planification, à l'organisation, à la production et à la bonne exécution de toutes les réunions et événements spéciaux de la CADCA.

Les tâches principales incluent :

• Mettre en place et tester le système d'inscription pour les deux événements majeurs de la CADCA sur la plateforme Abila NetForum.
• Participer aux tâches administratives quotidiennes et aux tâches proactives pour assurer l'organisation et la préparation du service.
• Coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration de la CADCA et du comité consultatif de la coalition - y compris l'hôtel, les voyages en avion, le transport terrestre, l'audiovisuel et la nourriture et les boissons.
• Fournir un soutien logistique et d'inscription pour les événements spéciaux et les formations CADCA parrainés par l'Institut CADCA (y compris les préparatifs de voyage, la sélection du menu, la coordination audiovisuelle, la liaison avec le contact de l'établissement et le coordinateur de l'Institut).
• Aider à l'élaboration d'échéanciers et d'ordres du jour pour assurer des événements bien organisés et exécutés.
• Voyagez au besoin.

Forum national du leadership et institut de formation de mi-année

• Gérer tous les aspects du processus d'inscription au Forum et à MYTI, notamment : suivre et organiser toutes les inscriptions, répondre à toutes les demandes d'inscription, préparer les listes et les rapports d'inscription, travailler avec un fournisseur tiers externe et l'équipe informatique de CADCA pour gérer l'inscription sur place, gérer le nom la production, la vérification et la distribution des badges, et gérer toute la logistique d'enregistrement.
• Gérer le bureau d'inscription et le calendrier sur place, en déplaçant les tâches et les charges de travail une fois sur place si nécessaire.
• Assurez-vous que toutes les factures d'inscription en suspens sont rapprochées et que les remboursements sont émis avec succès.
• Gérer la liste de logements internes composée du personnel, des boursiers et des VIP.
• Servir de liaison avec les agences fédérales pour les aider à gérer leurs besoins d'enregistrement.
• Aider le vice-président à la planification préalable, y compris, mais sans s'y limiter : les sacs d'inscription, les badges, les panneaux, les rubans et les inserts de sac, le matériel collatéral imprimé, les listes de chambres et l'évaluation et la négociation des contrats des fournisseurs de soutien.

Dîner de la campagne Enfants sans drogue

• Participer à la logistique du dîner de remise des prix de la campagne Enfants sans drogue.
• Aider à soutenir les contrats des fournisseurs, y compris la restauration, les fleurs, la décoration, les divertissements et l'audiovisuel, l'évaluation des propositions et la formulation de recommandations.
• Gérer les RSVP, la production des badges nominatifs et l'enregistrement/l'enregistrement sur place.
• Assister le vice-président avec la garantie de l'événement (invitation, programme).

Réunions du conseil d'administration de la CADCA et du CAC

• Aider à la logistique préalable et sur place, y compris la sélection et la négociation du site (si nécessaire), organiser l'audiovisuel et la nourriture et les boissons.
• Gérer l'inscription (cartes de tente, documents à distribuer, badges, etc.).

Compétences majeures

• Solide connaissance pratique de Microsoft Office et des systèmes de base de données (en particulier NetForum)
• 2 ans d'expérience dans la planification de réunions et/ou d'événements
• Baccalauréat requis
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Capacité à établir des relations rapides avec les fournisseurs et les membres
• Capacité à résoudre les problèmes et à lancer des projets pour améliorer les processus
• Capacité à apprendre plusieurs tâches rapidement
• Joueur d'équipe, à l'aise de travailler dans un environnement collaboratif

Catégorie de poste : Salarié exonéré

Horaires normaux : 8h30-17h30*, du lundi au vendredi

* Heures supplémentaires au besoin